Datenschutzerklärung

Zweck

Dieses Dokument legt die Datenschutzerklärung von Ultimate Software Group Inc („Ultimate Software“) fest. Dieses Dokument entspricht ISO/IEC 27001:2013 und legt Control A 18.1.4 – Privacy and Protection of Personally Identifiable Information – fest sowie ISO/IEC 27018:2014 und legt anwendbare Kontrollmaßnahmen in Annex A – Public cloud PII processor extended control set for PII protection – fest.

Umfang

Diese Datenschutzerklärung findet Anwendung auf alle personenbezogenen Daten (Personally Identfiable Information – PII), die Ultimate Software in jeglicher Form, einschließlich elektronisch, auf Papier oder mündlich, von seinen Kunden, Mitarbeitern, Webseitenbesuchern und Bewerbern erhält (einschließlich von Zweigniederlassungen) (auf die wir uns nachfolgend individuell mit „Sie“, „Ihr“ etc. beziehen). Zum Zweck dieser Datenschutzerklärung bedeutet „PII“ jegliche Informationen, die von Ultimate Software gesammelt werden, anhand derer Sie identifizierbar sind oder die von Ultimate Software verwendet werden könnten, um eine Person zu identifizieren. Als Bestandteil der oben aufgeführten größeren Gruppe verarbeitet Ultimate Software Informationen der Mitarbeiter seiner Kunden unter der Weisung seiner Kunden und hat keine direkte Beziehung mit diesen Mitarbeitern der Kunden, deren persönliche Daten Ultimate Software im Namen des Kunden verarbeiten kann.

Datenschutzerklärung

Ultimate Software respektiert die Privatsphäre seiner Kunden, Mitarbeiter, Webseitenbesucher und Bewerber. Wir glauben, dass es wichtig für Sie ist zu verstehen, welche Art von Informationen wir über Sie sammeln und wie diese Informationen verwendet werden. Wir verstehen Ihr Bedürfnis nach angemessenen Sicherheitsmaßnahmen und einer ordnungsgemäßen Handhabung der personenbezogenen Daten (PII), die Sie uns bereitstellen. Diese Datenschutzerklärung legt die Datenschutzgrundsätze fest, die Ultimate Software im Hinblick auf Ihre persönlichen Informationen befolgt.

APEC

Die Datenschutzpraktiken von Ultimate Software, die in dieser Datenschutzerklärung beschrieben sind, entsprechen dem APEC Cross Border Privacy Rules System (CBPR). Das APEC CBPR-System stellt ein Rahmenwerk für Organisationen dar, um den Schutz persönlicher Informationen zu gewährleisten, die in den teilnehmenden APEC-Wirtschaftsräumen übertragen werden. Weitere Informationen über das APEC Cross Border Privacy Rules System sind hier zu finden.

TRUSTe

Privacy Shield

Ultimate Software nimmt teil am EU-U.S. Privacy Shield Framework und am Swiss-U.S. Privacy Shield Framework; die Einhaltung der diesbezüglichen Bestimmungen wurde Ultimate Software zertifiziert. Ultimate Software ist bestrebt, alle personenbezogenen Daten aus den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) und der Schweiz in Vertrauen auf das anwendbare Privacy Shield Framework nach den Grundsätzen dieses Regelungsrahmens zu behandeln. Besuchen Sie die Privacy Shield List des US-Handelsministeriums, um mehr über die Privacy Shield Frameworks zu erfahren.

Ultimate Software ist für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortlich. Damit sind alle mit oder ohne Hilfe von automatisierten Verfahren ausgeführten Vorgänge oder Vorgangsreihen in Bezug auf personengebundene Daten gemeint, die Ultimate Software unter dem anwendbaren Privacy Shield Framework erhält und gelegentlich nachfolgend an einen Dritten transferiert, der im Auftrag von Ultimate Software handelt, unabhängig davon, ob sie automatisch erfolgen, wie zum Beispiel das Sammeln, Speichern, Abrufen, Abfragen, Nutzen, Weitergeben durch Übermitteln, Verbreiten oder jede andere Form des Bereitstellens, Angleichen oder Kombinieren sowie Sperren, Löschen oder Vernichten. Ultimate Software erfüllt die Privacy-Shield-Grundsätze für alle Weiterübermittlungen von personenbezogenen Daten der EU und der Schweiz, einschließlich Haftungsvorschriften für die Weiterübermittlung.

Im Hinblick auf die gemäß der Privacy Shield Frameworks erhaltenen oder übertragenen personenbezogenen Daten unterliegt Ultimate Software den regulatorischen Vollstreckungsbefugnissen der US-amerikanischen Bundeshandelskommission. In bestimmten Situationen kann von Ultimate Software verlangt werden, personenbezogene Daten als Reaktion auf rechtmäßige Anträge öffentlicher Behörden offenzulegen, unter anderem auch um Anforderungen im Hinblick auf die nationale Sicherheit oder die Strafverfolgung zu erfüllen.

Wenn Sie unbeantwortete Fragen zu Datenschutz oder Datennutzung haben, die wir nicht zufriedenstellend beantwortet haben, wenden Sie sich bitte (kostenlos) an unseren Schlichter unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Unter bestimmten Umständen, die detaillierter auf der Privacy Shield Website beschrieben sind, haben Sie eventuell das Recht, sich auf ein bindendes Schiedsverfahren zu berufen, wenn andere Verfahren zur Lösung von Streitigkeiten erschöpft sind.

TRUSTe

Hinweis

Wie persönliche Informationen gesammelt werden
Web-Besucher
Ultimate Software sammelt personenbezogene Daten von Besuchern unserer Website nur dann, wenn der Besucher sich entscheidet, diese Informationen bereitzustellen. Auf bestimmten Seiten hat ein Besucher zum Beispiel die Möglichkeit, seine persönlichen Informationen wie Namen, Unternehmen, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse anzugeben. Wenn ein Besucher Ultimate Software diese Informationen bereitstellt, kann er Details über Ultimate Software anfordern, einschließlich Informationen über die Produktlinie des Unternehmens und Investorinformationen. Er kann sich auch zu von uns veranstalteten Events anmelden oder die Support-Webseite des Unternehmens nutzen. Wenn Sie in der Europäischen Union ansässig sind und darum bitten möchten, in Bezug auf eine vorherige Informationsanfrage vergessen zu werden, klicken Sie bitte hier.

Website/Cookies und andere Tracking-Technologien
Um Inhalt und Format unserer Website zu verbessern, verwendet Ultimate Software eine Website-Tracking-Software, die automatisch technische Informationen sammelt, die dann in den Log-Dateien auf unserem Server gespeichert werden. Zu diesen Informationen können unter anderem auch die Domain des Benutzers, die Art des verwendeten Internet-Browsers, welche unserer Webseiten besucht werden und die Zeit, die auf unserer Website verbracht wird, gehören.

Ultimate Software und seine Partner verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um Trends zu analysieren, die Webseite zu verwalten, die Bewegungen der Benutzer innerhalb der Webseite zu überwachen und um demografische Daten über unsere Benutzerbasis insgesamt zu sammeln. Zum Verwalten von Flash-Cookies klicken Sie bitte hier: //www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html

Ein Cookie ist eine kleine Datenmenge, die unsere Website auf Ihrem Computer speichert und die wir später abrufen können. Das Cookie kann nicht von anderen Websites gelesen werden, sondern nur von unserer. Wir verwenden Cookies für eine Reihe administrativer Zwecke, zum Beispiel, um Ihre Präferenzen im Hinblick auf bestimmte Informationsarten zu speichern. Kein Cookie enthält Informationen, die es möglich machen, Sie per Telefon, E-Mail oder auf andere Weise zu kontaktieren. Sie können unsere Verwendung von Cookies auf Ihrem Computer überwachen, indem Sie Ihren Browser so einstellen, dass er Sie informiert, wenn Cookies gesetzt werden. Sie können auch vermeiden, dass Cookies überhaupt erst gesetzt werden. Im „Hilfe“-Teil der Menüleiste der meisten Browser erfahren Sie, wie Sie vermeiden können, dass Ihr Browser neue Cookies akzeptiert, wie Sie Ihren Browser so einstellen können, dass er Sie benachrichtigt, wenn Sie ein neues Cookie erhalten, oder wie man Cookies vollständig deaktiviert. Bitte beachten Sie jedoch, dass der Zugriff auf bestimmte Teile oder Dienste auf unserer Webseite durch das Deaktivieren von Cookies auf Ihrem Computer dann eventuell nicht mehr möglich ist.

Wir arbeiten mit unabhängigen Dritten, um die Werbung auf anderen Webseiten zu verwalten. Unsere externen Partner können Cookies oder andere ähnliche Technologien verwenden, um Ihnen Werbung basierend auf Ihren Webaktivitäten und Interessen anzubieten. Wenn Sie keine interessenbasierte Werbung erhalten möchten, klicken Sie hier. Bitte klicken Sie hier, wenn Sie sich in der EU befinden. Bitte beachten Sie, dass Sie weiterhin allgemeine Werbung sehen werden.

Bewerber und Mitarbeiter von Ultimate Software
Ultimate Software sammelt personenbezogene Daten von Bewerbern wie Name, Adresse, E-Mailadresse, SSN sowie von Mitarbeitern von Ultimate Software, unter anderem für berechtigte HR-Geschäftszwecke wie Verwaltung der Gehaltsabrechnung, Besetzung von Stellenangeboten, Aufrechterhaltung genauer Leistungsnachweise, Erfüllung behördlicher Meldepflichten, Sicherheits-, Gesundheits- und Arbeitschutzmanagement, Leistungsmanagement, Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk und Authentifizierung. Ultimate Software verwendet keine automatisierte Entscheidungsfindung. Personen, die in der EU ansässig sind und ein Bewerberprofil erstellt haben und/oder sich für Beschäftigungsmöglichkeiten bei Ultimate Software beworben haben und die die unter der DSGVO anwendbaren Rechte ausüben möchten, können in den Anweisungen in ihren Profilen unter „Zustimmung“ und „Datenschutz“ nachschlagen.

Kunden
Ultimate Software sammelt personenbezogene Daten von Kunden von Ultimate Software, die unsere Plattform verwenden. Die Informationen können mithilfe unserer SaaS-Plattform oder von Mitgliedern unseres Support-Teams gesammelt werden, die unsere Kunden unterstützen. Die Art der personenbezogenen Daten ist den Informationen ähnlich, die im Abschnitt „Bewerber und Mitarbeiter“ oben beschrieben werden.

Ultimate Software sammelt Informationen im Auftrag seiner Kunden und hat keine direkte Beziehung zu den Personen, deren persönliche Daten das Unternehmen verarbeitet. Bitte wenden Sie sich bei Anfragen oder Fragen im Hinblick auf Zugriff auf, Änderung und Löschen von Daten direkt an den Kunden, mit dem Sie zusammenarbeiten. Wir übertragen persönliche Daten eventuell an Unternehmen, die uns helfen, unseren Service bereitzustellen. Die Übertragung an nachfolgende Dritte ist anhand der Servicevereinbarungen mit unseren Kunden gedeckt. Die Verwendung der mit unserer SaasS-Plattform gesammelten Daten beschränkt sich auf die Bereitstellung der Dienstleistung, für die der Kunde Ultimate Software beauftragt hat.

Handy-App
Wir verwenden mobile Analytiksoftware, um die Funktionen unserer Handysoftware auf Ihrem Telefon besser zu verstehen. Diese Software kann Informationen aufzeichnen, zum Beispiel, wie häufig Sie die App verwenden, die Vorfälle, die innerhalb der App auftreten, Gesamtnutzung, Leistungsdaten und von wo die App heruntergeladen wird. Wir verknüpfen die Informationen, die wir innerhalb der Analytiksoftware speichern, nicht mit personenbezogenen Daten, die Sie in die Handy-App eingeben.

Wahl

Verwendung Ihrer persönlichen Daten
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die Dienstleistungen bereitzustellen, die Ultimate Software Ihnen aufgrund seiner vertraglichen Verpflichtung bereitstellen muss, oder um Sie dabei zu unterstützen, eine Transaktion durchzuführen, oder um mit Ihnen über unsere Produkte oder Dienstleistungen zu kommunizieren. Wir verwenden personenbezogene Daten von Webseiten-Besuchern, um auf Anfragen zu reagieren, die diese Besucher an unsere Webseite richten und um ihnen damit verbundene, für sie interessante Informationen bereitzustellen. Wir verkaufen oder vermieten Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.

Wir legen Ihre personenbezogenen Daten eventuell offen, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn wir in gutem Glauben sind, dass diese Vorgehensweise notwendig ist, und zwar um (1) das Gesetz oder ein rechtliches Verfahren zu erfüllen; (2) um unsere Rechte und unser Eigentum zu schützen und zu verteidigen; (3) um uns gegen Missbrauch oder unautorisierte Verwendung unserer Webseite zu schützen oder (4) um die persönliche Sicherheit oder das Eigentum unserer Benutzer oder der Öffentlichkeit zu schützen (dies bedeutet unter anderem, dass dann, wenn Sie falsche Informationen bereitstellen oder versuchen, sich als eine andere Person auszugeben, Informationen über Sie als Teil einer Untersuchung Ihrer Handlungen offengelegt werden können).

Außer wie in dieser Datenschutzerklärung angegeben, werden wir uns bemühen, Ihre personengebundenen Daten nicht an unbekannte oder nicht angeschlossene Dritte weiterzugeben. Wir werden auch keine Querverweise von Ihren personenbezogenen​​​​​​​ Daten zu denen anderer Kunden oder Einheiten erstellen.

Weiterübermittlung

Teilen Ihrer persönlichen Daten
Ultimate Software kann Verträge mit Drittanbietern abschließen, um bestimmte Funktionen in unserem Namen durchzuführen oder um unser bestehendes Produkt- und Serviceangebot zu verstärken. Beispiele hierfür sind Marketingunterstützung, Produkt- und Service-Support. Diese Dritten dürfen nur in dem Umfang Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben, der notwendig ist, um diese Dienste bereitzustellen. Sie sind jedoch durch Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden, bevor ihnen jegliche Informationen bereitgestellt werden, und deren Nutzung für andere Zwecke ist untersagt.

Links zu Webseiten, die nicht von Ultimate Software sind, und zu Dritten

Die Webseiten von Ultimate Software können für Ihren Komfort und/oder zu Ihrer Information Links zu Seiten Dritter enthalten. Wenn Sie auf diese Links zugreifen, verlassen Sie die Webseite von Ultimate Software und werden auf die Webseite eines Dritten weitergeleitet. Ultimate Software kontrolliert diese Seiten oder die Datenschutzpraktiken dieser Dritten nicht, die sich von den Datenschutzpraktiken von Ultimate Software unterscheiden können. Wir unterstützen die Webseiten Dritter nicht und machen auch keine diesbezüglichen Zusagen. Die persönlichen Daten, die Sie den Webseiten Dritter bereitstellen, sind nicht von dieser Datenschutzerklärung abgedeckt. Wir möchten Sie auffordern, die Datenschutzerklärung jeder Webseite oder jedes Unternehmens zu prüfen, bevor Sie Ihre personenbezogenen Daten übermitteln.

Zugriff

Genauso wie in Bezug auf seine eigenen Mitarbeiter und seine Bewerber unternimmt Ultimate Software angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten für den beabsichtigten Zweck akkurat, vollständig und aktuell sind. Wir bieten Einzelpersonen angemessenen Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die sie uns bereitstellen. Darüber hinaus können sie diese Informationen prüfen und korrigieren. Bitte kontaktieren Sie uns unter privacy@ultimatesoftware.com, um einen Zugriff anzufordern. Wir werden innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens auf Ihre Anfrage reagieren.

Ultimate Software bewahrt personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten und für Vereinbarungen mit unseren Kunden erforderlich ist.

Sowohl das EU-U.S. Privacy Shield Framework als auch das Swiss-U.S. Privacy Shield Framework verleihen Bürgern aus der EU und der Schweiz das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen. Ultimate Software hat keine direkte Geschäftsbeziehung mit Personen, deren persönliche Daten es verarbeitet (Einzelpersonen oder Kunden). Wenn Sie zu einem unserer Kunden gehören, dann wenden Sie sich mit Ihrer Anfrage an den Ultimate Software-Kunden, mit dem Sie eine Geschäftsbeziehung haben.

Um Ihre Privatsphäre und Sicherheit zu schützen, unternehmen wir darüber hinaus angemessene Schritte, um Ihre Identität zu prüfen, bevor wir Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gewähren. Zusätzlich dazu können wir den Zugriff auf die personenbezogenen Daten einschränken oder ablehnen, wenn das Bereitstellen eines solchen Zugriffs unzumutbar belastend oder teuer wäre oder aufgrund einer sonstigen Ursache, die innerhalb des Privacy Shield Frameworks zulässig ist.

Sicherheit

Um einen unautorisierten Zugriff oder eine Weitergabe zu vermeiden und um die Genauigkeit der Daten aufrechtzuerhalten sowie um ausschließlich die angemessene Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu erlauben, setzen wir physische, technische und administrative Kontrollen und Verfahren ein, anhand derer die von uns gesammelten Informationen geschützt werden.

Um Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen, verwendet Ultimate Software eine Vielzahl an physischen und logischen Zugriffskontrollen, Firewalls, Einbruchmeldeanlagen, Intrusion-Prevention-Systemen, Netzwerk- sowie Datenbanküberwachungs-, Virenschutz- und Backup-Systemen. Wir verwenden verschlüsselte Sitzungen, wenn wir vertrauliche Daten über unsere Webseiten sammeln oder übertragen.

Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Personen, die einen besonderen geschäftlichen Grund für das Pflegen und Verarbeiten von derartigen Informationen haben. Die Mitarbeiter von Ultimate Software, die physischen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben, werden auf ihre Verantwortung zum Schützen der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit dieser Informationen hingewiesen und haben Schulungen und Anweisungen über die diesbezügliche Vorgehensweise erhalten.

Datenintegrität

Genau wie bei seinen eigenen Mitarbeitern und seinen Bewerbern unternimmt Ultimate Software angemessene Schritte, um sicherzustellen, dass die personenbezogenen Daten für ihre beabsichtigte Verwendung akkurat, vollständig und aktuell sind. Ultimate Software verwendet die personenbezogenen Daten nur auf eine Weise, die mit den Zwecken, aus denen sie gesammelt wurden, kompatibel ist, oder für die Zwecke, für die wir im Nachhinein von der Person autorisiert wurden.

Umsetzung und Verifizierung

Ultimate Software führt regelmäßige Bewertungen durch, um die kontinuierliche Beachtung dieser Datenschutzerklärung zu prüfen.

Wenn Ultimate Software erfährt, dass einer der Mitarbeiter von Ultimate Software oder ein Dritter personenbezogene Daten auf eine Weise nutzt oder weitergibt, die im Widerspruch zu dieser Datenschutzerklärung steht, dann unternimmt Ultimate Software angemessene Schritte, um die Verwendung oder Weitergabe zu vermeiden oder zu stoppen. Ultimate Software zieht seine Mitarbeiter und Vertreter für die Aufrechterhaltung des Vertrauens unserer Kunden in unser Unternehmen zur Verantwortung.

Streitbeilegung

Ultimate Software untersucht Beschwerden und Streitfälle mit Bezug auf die Verwendung und Weitergabe der personenbezogenen Daten und versucht sie entsprechend den Grundsätzen in dieser Erklärung zu lösen. Ultimate Software stimmt zu, mit den Datenschutzbehörden in der Europäischen Union und dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten in der Schweiz zusammenzuarbeiten oder autorisiert Vertreter für Streitfälle speziell für HR-Informationen aus der Europäischen Union und der Schweiz. Alle anderen Streitfälle, die zwischen Ultimate Software und dem Beschwerdeführer nicht beigelegt werden können, werden in Übereinstimmung mit den anwendbaren Schiedsverfahren durch unseren unabhängigen Schlichter (kostenlos) unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request abgewickelt. Wir möchten Sie nachdrücklich ermutigen, alle Beschwerden, die Sie möglicherweise im Hinblick auf diese Datenschutzerklärung und/oder unsere Aktivierung dieser Erklärung haben, vorzubringen, bevor es zum in dieser Erklärung beschriebenen Schiedsverfahren kommt.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Praktiken sind die aktuellen Bestimmungen zu personenbezogenen Daten, die am 30. August 2018 genehmigt wurden. Ultimate Software behält sich das Recht vor, diese Erklärung jederzeit in Übereinstimmung mit den Privacy-Shield-Grundsätzen zu berichtigen oder zu ändern. Wenn wir wesentliche Änderungen durchführen, werden wir Sie oder unseren Kunden per E-Mail (an die E-Mail-Adresse, die in Ihrem Konto angegeben ist) oder durch eine Mitteilung auf dieser Webseite vor Inkrafttreten der Änderung informieren. Wir möchten Sie auffordern, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um die neusten Informationen über unsere Datenschutzpraktiken zu erhalten.

Kontaktinformationen

Sie können sich jederzeit mit Fragen oder Bedenken zu dieser Datenschutzerklärung unter privacy@ultimatesoftware.com an Ultimate Software wenden. Schriftliche Antworten können Sie auch senden an:

The Ultimate Software Group
Zu Händen: Vice President of Privacy, Risk & Compliance
1485 North Park Drive
Weston, FL 33326

EU-Bürger können den externen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer – DPO) auch per E-Mail unter DPO@ultimatesoftware.com kontaktieren. Der DPO dient als EU-Vertreter für Ultimate Software und hat seinen Sitz an folgender Adresse:
Intargia Management Consulting
Max-Planck-Straße 20,
63303 Dreieich Germany